じる旨を運用管理規程等に定めること。
・

電子化した後、元の紙媒体やフィルムの安全管理を行うこと。

１６．１ 診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件
「診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合」とは、診療録等の施行通知に示される電
磁的記録の保存等を行うことができる文書を、スキャナ等により電子化して保存する場合が想定され
る。具体的には、
・

電子カルテ等の運用において、診療の大部分が電子化された状態で行われている一方、他院か

ら紙やフィルムでの診療情報提供書等の受け入れが避けられない事情がある場合
・

電子カルテ等の運用を開始し、電子保存を施行したが、施行前の診療録等が紙やフィルムで残

り、一貫した運用ができない場合、又はオーダエントリシステムや医事システムのみの運用であ
って、紙等の保管に窮している場合
が挙げられる。
企画管理者は、このような場合の手順等や情報機器等の条件について、医療に関する業務等に支障
が生じることのないことを確認しつつ整理し、運用管理規程等に定めることが求められる。
１６．２ 診療等の都度スキャナ等により電子化して保存する場合
電子カルテ等の運用において、診療の大部分が電子化された状態で行われていながら、他院から紙
やフィルムの媒体による診療情報提供書等を受け入れることが避けられない事情がある場合、媒体が
混在することにより医療安全上の問題が生じるおそれがある。このような場合等に、診療等の都度ス
キャナ等による電子化が実施されることが想定される。
企画管理者は、このような場合を想定して、診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合
の共通要件に加えて、改ざん動機が生じないと考えられる時間内に適切に電子化を行うよう、運用管
理規程等に定めることが求められる。
１６．３ 過去に蓄積された紙媒体等をスキャナ等により電子化して保存する場合
電子カルテ等の運用を開始し、電子保存を施行したが、施行前の診療録等が紙やフィルムの媒体で
残り、一貫した運用ができない場合が想定される。この場合には、「診療等の都度スキャナ等により電
子化して保存する場合」の状況と異なり、説明責任を果たすために相応の対策を行うことが求められ
る。そのため、診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合の共通要件に加えて、患者等の
事前の同意を得て、厳格な監査を実施することが必要である。
企画管理者は、このような説明責任への対応の観点から、本項の遵守事項①～④に加えて、遵守事
項⑥に記載する措置を講じることが求められる。
１６．４ 紙の調剤済み処方箋をスキャナ等により電子化して保存する場合
紙の調剤済み処方箋の電子化とは、紙の処方箋に記名押印又は署名を行い調剤済みとしたものを電
子化することをいう。
紙の処方箋を薬局で受け取った場合、調剤済みとなるまでは電子化したものを原本としてはならな
い（誤った運用例：薬局で紙の処方箋を受け付けた時点で電子化し、それを原本として調剤を行い、
薬剤師の電子署名をもって調剤済みとする等）。
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