４

５

介護DBデータの受領

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利用者は提供申出書に記載した方法で介護DBデータの提供を受けた後、速やかに介護DB

利用者は提供申出書に記載した方法で介護DBデータの提供を受けた後、速やかに介護DB

データの受領書を厚生労働省へメールで提出する。データを分割して受領する場合や、変更

データの受領書を厚生労働省へメールで提出する。データを分割して受領する場合や、変更

申出に伴い再度データを受領したときも受領書を提出すること。

申出に伴い再度データを受領したときも受領書を提出すること。

厚生労働省は提供する介護DBデータについて、暗号化しパスワードを付与する等、必要な措

厚生労働省は提供する介護DBデータについて、暗号化しパスワードを付与する等、必要な措

置を講じる。HDDで介護DBデータの提供を受けた場合は、研究者の環境に複製後、HDD内

置を講じる。HDDで介護DBデータの提供を受けた場合は、研究者の環境に複製後、HDD内

のデータを消去し、厚生労働省が指定する窓口へ媒体を返送すること。CD-R又はDVDで提供

のデータを消去し、厚生労働省が指定する窓口へ媒体を返送すること。CD-R又はDVDで提供

を受けた場合は、研究者の環境に複製後、厚生労働省が指定する窓口に媒体を返送するこ

を受けた場合は、研究者の環境に複製後、厚生労働省が指定する窓口に媒体を返送するこ

と。

と。

提供申出書の記載事項等に変更が生じた場合

５

提供申出書の記載事項等に変更が生じた場合

厚生労働省の承諾後に提供申出書の記載事項に変更が生じた場合は、次のとおり対応する。

厚生労働省の承諾後に提供申出書の記載事項に変更が生じた場合は、次のとおり対応する。

専門委員会の審査を要する変更については、厚生労働省より提示された事前相談の締切まで

専門委員会の審査を要する変更については、厚生労働省より提示された事前相談の締切まで

に変更の意図を申し出ること。また、変更内容に応じて別途必要になる書類（安全管理に係

に変更の意図を申し出ること。また、変更内容に応じて別途必要になる書類（安全管理に係

る書類や身分証明書等）についても窓口からの案内に従い提出すること。

る書類や身分証明書等）についても窓口からの案内に従い提出すること。

（１）専門委員会の審査を要しない変更

（１）専門委員会の審査を要しない変更

利用目的、要件に影響を及ぼさないと判断される次のような変更が生じた場合は、職名等変

利用目的、要件に影響を及ぼさないと判断される次のような変更が生じた場合は、職名等変

更申出書に変更事項を記載の上、直ちに厚生労働省に届け出ること。

更申出書に変更事項を記載の上、直ちに厚生労働省に届け出ること。

ⅰ) 取扱者の人事異動等に伴い、同一提供申出者内の所属部署・連絡先又は姓に変更が生じ

ⅰ) 取扱者の人事異動等に伴い、同一提供申出者内の所属部署・連絡先又は姓に変更が生じ

た場合

た場合

ⅱ) 利用者・取扱者を除外する場合

ⅱ) 利用者・取扱者を除外する場合

除外される利用者・取扱者が個別に利用していた介護DBデータを格納した媒体が存在する

除外される利用者・取扱者が個別に利用していた介護DBデータを格納した媒体が存在する

場合は、厚生労働省への返却までの間、他の利用者・取扱者が適切に管理し、他の媒体の返

場合は、厚生労働省への返却までの間、他の利用者・取扱者が適切に管理し、他の媒体の返

却時に併せて返却を行うこと

却時に併せて返却を行うこと

ⅲ) 成果の公表形式を変更する場合（例：新たに公表方法を追加する場合等）

ⅲ) 成果の公表形式を変更する場合（例：新たに公表方法を追加する場合等）

ⅳ) 利用期間の延長を希望する時点で、個票を用いた解析が終了し、具体的な公表見込みが

ⅳ) 利用期間の延長を希望する時点で、個票を用いた解析が終了し、具体的な公表見込みが

ある（査読の結果待ち等）場合

ある（査読の結果待ち等）場合

どのようなステータスかを具体的に記載し、その状況であることが確認できる書類を添付

どのようなステータスかを具体的に記載し、その状況であることが確認できる書類を添付

すること。１回の延長は２年までとし、必要な場合は再度申し出ること。

すること。１回の延長は２年までとし、必要な場合は再度申し出ること。

＜職名等変更届出書で認められる例＞

＜職名等変更届出書で認められる例＞

・個票を用いた解析が終了し、論文を執筆中である

・個票を用いた解析が終了し、論文を執筆中である

・厚生労働省に公表物確認を依頼している最中である

・厚生労働省に公表物確認を依頼している最中である

・厚生労働省の公表物確認を終え、英文校正等の最中である

・厚生労働省の公表物確認を終え、英文校正等の最中である

・論文を投稿し、査読の結果待ちである

・論文を投稿し、査読の結果待ちである

＜専門委員会での審議を要する例＞

＜専門委員会での審議を要する例＞

・提供された介護DBデータを用いて解析中である

・提供された介護DBデータを用いて解析中である

・解析終了の見込みが立っておらず、研究計画の変更が必要である

・解析終了の見込みが立っておらず、研究計画の変更が必要である

・抽出条件や解析方法を変更する

・抽出条件や解析方法を変更する

ⅴ) 厚生労働省が行う実地監査の指摘に基づき利用者がセキュリティ要件を修正する場合

ⅴ) 厚生労働省が行う実地監査の指摘に基づき利用者がセキュリティ要件を修正する場合

ⅵ) その他、申出内容の基本的な方針に影響を及ぼさないような軽微な修正を行う場合

ⅵ) その他、申出内容の基本的な方針に影響を及ぼさないような軽微な修正を行う場合

（２）専門委員会の審査を要する変更

６

介護DBデータの受領

（２）専門委員会の審査を要する変更

上記（１）以外の場合は、再度審査を行う必要があるものとし、変更申出書及び変更内容に

上記（１）以外の場合は、再度審査を行う必要があるものとし、変更申出書及び変更内容に

応じて必要となる書式を、窓口からの案内に従い提出する。厚生労働省は、専門委員会の審

応じて必要となる書式を、窓口からの案内に従い提出する。厚生労働省は、専門委員会の審

査を経た上で、承諾通知書又は不承諾通知書を提供申出者に通知する。なお、i)「利用目的、

査を経た上で、承諾通知書又は不承諾通知書を提供申出者に通知する。なお、i)「利用目的、

要件に影響を及ぼす変更の場合」の変更のうち、データ項目の追加と研究対象集団の定義の

要件に影響を及ぼす変更の場合」の変更のうち、データ項目の追加と研究対象集団の定義の

変更については、委員長判断により、委員長決裁または書面開催を行うことも可能とし、通

変更については、委員長判断により、委員長決裁または書面開催を行うことも可能とし、通

知書の決裁前に申出者に内示を連絡してもよいこととする。承諾の内示を受けた場合には直

知書の決裁前に申出者に内示を連絡してもよいこととする。承諾の内示を受けた場合には直

ちに利用を開始してよいものとする。

ちに利用を開始してよいものとする。

ⅰ) 利用目的、要件に影響を及ぼす変更の場合（承諾済みの申出内容から利用するデータ項

ⅰ) 利用目的、要件に影響を及ぼす変更の場合（承諾済みの申出内容から利用するデータ項

目を追加する場合や研究対象集団の定義を変更する場合を含む。軽微な変更であっても申出

目を追加する場合や研究対象集団の定義を変更する場合を含む。軽微な変更であっても申出

をすること。）

をすること。）

ⅱ) 取扱者の人事異動に伴い、所属機関に変更が生じた場合（同一提供申出者内の異動の場

ⅱ) 取扱者の人事異動に伴い、所属機関に変更が生じた場合（同一提供申出者内の異動の場

合は（１）の届出を行うこと。）

合は（１）の届出を行うこと。）

ⅲ) 取扱者の追加の必要が生じた場合

ⅲ) 取扱者の追加の必要が生じた場合

ⅳ) 取扱者が交代する場合

ⅳ) 取扱者が交代する場合

・交代前に変更申出書により変更手続を行うこと

・交代前に変更申出書により変更手続を行うこと

ⅴ) 利用期間を延長する場合（研究計画の変更等によるものであり、（１）のⅳ）に該当す

ⅴ) 利用期間を延長する場合（研究計画の変更等によるものであり、（１）のⅳ）に該当す

る場合を除く。）

る場合を除く。）

・利用期間終了前の審査会の事前相談締切までに変更申出を行う旨を申し出ること

・利用期間終了前の審査会の事前相談締切までに変更申出を行う旨を申し出ること

・専門委員会は、延長の理由が合理的であり、必要最小限の延長であるかどうかに基づき審

・専門委員会は、延長の理由が合理的であり、必要最小限の延長であるかどうかに基づき審

査する

査する

・承諾された場合、利用実績報告書の提出時期も延長を認める。承諾されなかった場合、介

・承諾された場合、利用実績報告書の提出時期も延長を認める。承諾されなかった場合、介

護DBデータの利用終了に伴う所定の措置を講じること

護DBデータの利用終了に伴う所定の措置を講じること

提供申出の辞退

６

提供申出の辞退

提供申出者が、提供申出書提出後に提供申出を辞退する場合は、要介護認定情報等の提供申

提供申出者が、提供申出書提出後に提供申出を辞退する場合は、要介護認定情報等の提供申

出の辞退届（様式13）に辞退の理由を記載の上、提出すること。

出の辞退届（様式13）に辞退の理由を記載の上、提出すること。

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