局で確認した後、委員長のみによる迅速審査を行う。
三 迅速審査の結果は、後日、委員が出席する審査委員会において報告する。
（審査記録）
第１６条 事業実施準備室の長は、審査業務の過程に関する記録として議事録を作成
し、以下の事項を含むものとする。
一 開催日時
二 開催場所
三 議題
四 利活用申請書を提出した申請代表者の氏名及び所属機関名
五 審査の対象となった利活用申請書を受け取った年月日
六 審査に関わった委員の氏名
七 委員の出欠、事務局及びその他陪席者の出席
八 委員の利益相反に関する状況（審査に参加できない委員等が、委員会の求め
に応じて意見を述べた場合は、その事実と理由を含む。）
九 審査の結論及びその理由（出席委員の全員一致ではなく、過半数の同意を得
た意見を委員会の結論とした場合には、賛成・反対・棄権の数）を含む議論の内
容
２ 事業実施準備室の長は、審査に関する事項を記録するための帳簿を備え、以下
の事項について利活用申請ごとに整理・記録する。
一 審査の対象となった利活用申請の申請代表者の氏名及び所属機関名
二 審査を行った年月日
三 審査を行った研究・調査の名称
四 不適合の報告があった場合には、報告の内容
五 不適合について意見を述べた場合には、意見を述べる必要があると判断した理
由
六 述べた意見の内容
（資料の保管）
第１７条 事業実施準備室の長は、審査に関する帳簿は、最終の記録の日から１０年
間保存する。
２ 事業実施準備室の長は、申請代表者から提出された利活用申請・報告等に係る
書類、議事録、及び審査委員会の結論を審査に係る利活用申請書（仮）を提出した
申請代表者に通知した文書の写しを、当該利活用が終了した日から５年間保存す
る。
３ 事業実施準備室の長は、審査委員会の規程並びに委員名簿を、審査委員会廃止
後５年間保存する。ただし、規程を改正した場合は、改正前の規程に基づき審査を
行った利活用が終了した日から５年間保存する。
（秘密保持と情報管理）
第１８条 事業実施準備室の長、委員、事務局等の審査に関わる者は、本業務を通し
て知った情報を開示、漏洩してはならない。その職を退いた後も同様とする。なお、