IV．作業内容から見た安全管理対策
本章では、利用者の作業内容に沿って、基本的な安全管理対策と推奨される安全管理対策
を踏まえて、手順に明らかにするべき具体的な内容と対策を示す。各作業項目では、担当者
を明らかにし、個人情報の取扱いに関する具体的な手続きを明らかにする。
1.

入退室管理
他の業務から独立した利用場所を確保し、入退室の手続きを定め、権限のない者が利用場

所に入退室することを防ぐ。
【対策】
*（1） 利用責任者は、利用場所の設置状況に応じて、利用場所あるいは利用場所を含む部
屋への入室を許可する者の範囲を記述し、入退室管理簿を確認する作業管理者と、入
退室管理簿の更新や保管を実施する担当者を明らかにする。
*（2） 利用場所（情報の保管場所を含む）が独立している場合には、最初の入室者による
開錠と、最終退出者による施錠について入退出者名や時刻の記録をとり保管する。
*（3） 利用場所（情報の保管場所を含む）が独立している場合には、個人情報の物理的保
存を行っている区画に入退した者については入退室管理簿に記録の上、利用責任者が
定期的に記録の確認を行う。
（4） 利用責任者は、利用場所あるいは利用場所を含む部屋の施錠の手続き（鍵の管理方法
を含む）を明らかにする。
2.

移送
情報の移送には、配達記録が残る手段を利用する。電子媒体については、未使用品を使用

することとする。
個人情報を取り扱う場合は、個人情報とその他の情報とを分離し、暗号化して送付した後、
受け取り側で権限のある者のみが両者を復号し、結合する。この運用が可能となるよう、両
者に同一のキー項目を設定するなど、結合を可能とする手段を提供する。個人情報とその他
の情報の分離をしない場合、個人情報の暗号化と特別なキーによる復号を、代替手段とする
ことができる。また、不正なファイルやファイルの破損をチェックする手段を用意しておか
なければならない。
【対策】
（1） 統括利用責任者は、移送の担当者を明確にする。
（2） 統括利用責任者は、移送先と情報を含む資料の種類（形態）に応じて、移送の手続
きを明らかにする。
9