企画管理編
１．管理体系
企１章①第①条、１６章
企Ｑ－１ 部門系で発生し、部門システムに保管する記録等は、ガイドラインでいう診
療録、診療諸記録等としての適用を受けるのか。
例えば、エコー検査の紙画像や心電図の紙波形結果等、院内で発生した文
書（ワープロやシステム出力）で、かつ手書き情報の付記のないものについ
ては、スキャンして電子化した情報を原本として、元の紙を廃棄してよいか。
※ スキャンする際、どの患者の結果で、誰が、いつ記録したか、は登録
することを前提とする。
※ 紹介状や同意書等、外部からの文書や押印して初めて効力が発生す
る文書は、紙を原本として残すのが原則である。
上記の場合、診療録等として確定することになるのは、どの行為の時点に
なるのか。
スキャン時の作業責任者と情報作成管理者は、どのようになるのか。
また、情報作成管理者は、有資格者等である必要があるのか。
手書きの付記等がある場合は、どのように行えばよいのか。
Ａ

診断の根拠となる記録や診療方針に影響を与える記録等は、定められた期間保存する
必要があります。紙等の物理媒体の保存義務がある記録をスキャナ等により電子化して
保存する場合は、
「１６．１ 診療録等をスキャナ等により電子化して保存する場合の共
通要件」を参照してください。
確定については、紙等の記録が作成された時点で記録は確定しており、確定された記
録を電子化しているため、
「１６．１ 診療録等をスキャナ等により電子化して保存する
場合の共通要件」に規定されるように、電子化された情報を保存義務の対象として扱う
ことができます。
作業責任者と情報作成管理者は運用管理規程等で定め、適正に運営されていることを
監査すること等が求められますが、有資格者である必要はありません。

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