機器が置かれているサーバ室等の温度、湿度等の環境を適切に保持する必要がある。また、
サーバ室等への入室は、許可された者以外が行うことができないような対策を施す必要が
ある。
また、万一、滅失であるか改ざん又は破壊であるかを問わず、情報が失われるような場合
に備えて、定期的に診療録等の情報のバックアップを作成し、そのバックアップを履歴とと
もに管理し、復元できる仕組みを備える必要がある。この際に、バックアップから情報を復
元する際の手順と、復元した情報を診療に用い、保存義務を満たす情報とする際の手順を明
確にしておくことが望ましい。
(3) 記録媒体、設備の劣化による情報の読み取り不能又は不完全な読み取り
記録媒体、記録機器の劣化による読み取り不能又は不完全な読み取りにより、電子的に保
存されている診療録等の情報が滅失してしまうか、破壊されてしまうことがある。これを防
止するために、記録媒体や記録機器の劣化特性を考慮して、劣化が起こる前に新たな記録媒
体や記録機器に複写する必要がある。
(4) 媒体・機器・ソフトウェアの不整合による情報の復元不能
媒体・機器・ソフトウェアの不整合により、電子的に保存されている診療録等の情報が復
元できなくなることがある。具体的には、システム移行時にマスタデータベース、インデッ
クスデータベースに不整合が生じること、機器・媒体の互換性がないことにより情報の復元
が不完全となる又は読み取りができなくなること等である。このようなことが起こらない
ように、システム変更・移行時の業務計画を適切に作成する必要がある。
(5) 障害等によるデータ保存時の不整合
ネットワークを通じて外部に保存する場合、診療録等を転送している途中にシステムが
停止したり、ネットワークに障害が発生したりして正しいデータが外部の委託先に保存さ
れないことも起こり得る。その際は、再度、外部保存を委託する医療機関等からデータを転
送する必要が生じる。
そのため、委託する医療機関等は、医療機関等内部のデータを消去する等の場合には、外
部保存を受託する事業者において、当該データが保存されたことを確認してから行う必要
がある。

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