てはならない。

個人情報の保護
別冊における解説はない。

責任の明確化
別冊における解説はない。

旧 8.4
旧 8.4.2

外部保存全般の留意事項について
外部保存契約終了時の処理に関する解説

診療録等が機微な個人情報であるという観点から、外部保存を終了する場合には、医療機
関等及び受託する事業者双方で一定の配慮をしなくてはならない。
診療録等の外部保存を委託する医療機関等は、受託する事業者に保存されている診療録
等を定期的に調べ、外部保存を終了しなければならない診療録等は速やかに処理した上で、
当該処理が厳正に執り行われたかを監査しなくてはならない。また、外部保存を受託する事
業者も、医療機関等の求めに応じて、保存されている診療録等を厳正に取扱い、処理を行っ
た旨を医療機関等に明確に示す必要がある。
これらの廃棄・返却に関わる規定は、外部保存を開始する前に委託契約書等にも明記をし
ておく必要がある。また、実際の廃棄・返却に備えて、事前にソフトウェア等の廃棄・返却
の手順を明確化した規定を作成しておくべきである。
これらの厳正な取扱い事項を双方に求めるのは、同意した期間を超えて個人情報を保持
すること自体が、個人情報の保護上問題になり得るためであり、そのことに十分に留意しな
ければならない。
ネットワークを通じて外部保存する場合は、外部保存システム自体も一種のデータベー
スであり、インデックスファイル等も含めて慎重に廃棄しなければならない。また電子媒体
の場合は、バックアップファイルについても同様の配慮が必要である。
また、ネットワークを通じて外部保存している場合は、自ずと保存形式が電子媒体となる
ため、
情報漏えい時の被害は、
その情報量の点からも甚大な被害が予想される。
したがって、
個人情報保護に十分な配慮を行い、確実に情報が廃棄されたことを、外部保存を委託する医
療機関等と受託する事業者とが確実に確認できるようにしておかなくてはならない。

旧 8.4.3

保存義務のない診療録等の外部保存について

3.4 章を参照すること。

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