付則 2

紙媒体のままで外部保存を行う場合

紙媒体とは、紙だけを指すのではなく、Ｘ線フィルム等の電子媒体ではない物理媒体も含
む。検査技術の進歩等によって、医療機関等では保存しなければならない診療録等が増加し
ており、その保存場所の確保が困難な場合も多い。本来、法令に定められた診療録等の保存
は、証拠性と同時に、有効に活用されることを目指すものであり、整然と保存されるべきも
のである。
一定の条件の下では、従来の紙媒体のままの診療録等を当該医療機関等以外の場所に保
存することが可能になっているが、この場合の保存場所も可搬媒体による保存と同様、医療
機関等に限定されていない。
しかしながら、診療録等は機密性の高い個人情報を含んでおり、また必要な時に遅滞なく
利用できる必要がある。保存場所が当該医療機関等以外になることは、個人情報が存在する
場所が拡大することになり、外部保存に係る運用管理体制を明確にしておく必要がある。ま
た、保存場所が離れるほど、診療録等を搬送して利用可能な状態にするのに時間がかかるの
は当然であり、診療に差し障りのないように配慮しなければならない。
さらに、紙やフィルムの搬送は注意深く行う必要がある。可搬媒体は内容を見るために何
らかの装置を必要とするが、紙やフィルムは単に露出するだけで、個人情報が容易に漏出す
るからである。
付則 2.1 利用性の確保
A．制度上の要求事項
診療録等の記録が診療の用に供するものであることにかんがみ、必要に応じて直ちに
利用できる体制を確保しておくこと。
（外部保存改正通知 第 2 2（1）
）
B．考え方
一般に、診療録等は、患者の診療や説明、監査、訴訟等のために利用するが、あらゆる場
合を想定して、診療録等をいつでも直ちに利用できるようにすると解釈すれば、事実上、外
部保存は不可能となる。
診療の用に供するという観点から考えれば、直ちに特定の診療録等が必要な場合として
は、継続して診療を行っている患者等、緊急に必要になることが容易に予測される場合が挙
げられる。具体的には、以下について対応が求められる。
（1） 診療録等の搬送時間
（2） 保存方法及び環境

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