企画管理編
１．管理体系
企１章①第①条、１６章
企Ｑ－１

部門系で発生し、部門システムに保管する記録等は、ガイドライン
でいう診療録、診療諸記録等としての適用を受けるのか。
例えば、エコー検査の紙画像や心電図の紙波形結果等、院内で発生
した文書（ワープロやシステム出力）で、かつ手書き情報の付記のな
いものについては、スキャンして電子化した情報を原本として、元の
紙を廃棄してよいか。
※ スキャンする際、どの患者の結果で、誰が、いつ記録したか、
は登録することを前提とする。
※ 紹介状や同意書等、外部からの文書や押印して初めて効力が
発生する文書は、紙を原本として残すのが原則である。
上記の場合、診療録等として確定することになるのは、どの行為の
時点になるのか。
スキャン時の作業責任者と情報作成管理者は、どのようになるの
か。
また、情報作成管理者は、有資格者等である必要があるのか。
手書きの付記等がある場合は、どのように行えばよいのか。

Ａ

診断の根拠となる記録や診療方針に影響を与える記録等は、定められた期
間保存する必要があります。紙等の物理媒体の保存義務がある記録をスキャ
ナ等により電子化して保存する場合は、
「１６．１ 診療録等をスキャナ等に
より電子化して保存する場合の共通要件」を参照してください。
確定については、紙等の記録が作成された時点で記録は確定しており、確定
された記録を電子化しているため、
「１６．１ 診療録等をスキャナ等により
電子化して保存する場合の共通要件」に規定されるように、電子化された情報
を保存義務の対象として扱うことができます。
作業責任者と情報作成管理者は運用管理規程等で定め、適正に運営されてい
ることを監査すること等が求められますが、有資格者である必要はありません。

16