企７章第⑨条
企 Q－３1 外部保存の委託を終了する際、どのような留意事項があるか。

A 診療録等が機微な個人情報であるという観点から、外部保存を終了する場合
には、医療機関等及び受託する事業者双方で一定の配慮をしなくてはなりま
せん。
診療録等の外部保存を委託する医療機関等は、受託する事業者に保存されて
いる診療録等を定期的に調べ、外部保存を終了しなければならない診療録等は
速やかに処理した上で、当該処理が厳正に執り行われたかを監査しなくてはな
りません。また、外部保存を受託する事業者も、医療機関等の求めに応じて、
保存されている診療録等を厳正に取扱い、処理を行った旨を医療機関等に明確
に示す必要があります。
これらの廃棄・返却に関わる規定は、外部保存を開始する前に委託契約書等
にも明記をしておく必要があります。また、実際の廃棄・返却に備えて、事前
にソフトウェア等の廃棄・返却の手順を明確化した規定を作成しておくべきで
あります。
これらの厳正な取扱い事項を双方に求めるのは、同意した期間を超えて個人
情報を保持すること自体が、個人情報の保護上問題になり得るためであり、そ
のことに十分に留意しなければなりません。
ネットワークを通じて外部保存する場合は、外部保存システム自体も一種の
データベースであり、インデックスファイル等も含めて慎重に廃棄しなければ
なりません。また電子媒体の場合は、バックアップファイルについても同様の
配慮が必要です。
また、ネットワークを通じて外部保存している場合は、自ずと保存形式が電
子媒体となるため、情報漏えい時の被害は、その情報量の点からも甚大な被害
が予想されます。したがって、個人情報保護に十分な配慮を行い、確実に情報
が廃棄されたことを、外部保存を委託する医療機関等と受託する事業者とが確
実に確認できるようにしておかなくてはなりません。

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