ないが、電子メールを用いた同意取得は、今後進めていきたい。一方、電子サイン
は、導入を検討していない。
・過去の契約書・計画書は紙でファイルに保存している。
○アセスメントシート、モニタリング
・2021 年 4 月の少し前から署名が不要な記録やアセスメントシートは、パソコン内
のデータ上で作成、保存している。実地指導時にデータがあれば紙での保存は不要
との確認がとれたので、紙で出力をしない。
・2020 年頃までに印刷されていた書類は、紙で利用者ごとに保存している。
・法人内で統一できておらず、データ上での作成・保存ができていない事業所があ
る。過渡期であるが、法人としては、データ上での作成、保存を推し進めている。
○日報
・日報は紙で記録、保存していない。5 年以上前から社内 SNS で共有している。5 年
以上前から使用していた社内システムは、連絡、情報共有の機能に限られていたた
め、3 年前から別の社内システムを使用している。現在の社内システムは稟議申
請、掲示板機能等、社内インフラシステムとして高機能なため、使用することにな
った。
・3 年前にシステムを変更してから、手書きで日報を作成することがなくなり、誤字
や読字困難が減った。
○訪問時のケアの記録
・単独型の訪問介護事業所では、訪問時のケアの記録は介護ソフトにスマートフォ
ンで入力している。このことにより訪問の実績が確認できるため、今は、利用者や
家族に確認の署名押印を依頼していない。ただし、訪問介護職員によってはスマ
ートフォンで入力することが困難な場合がある。その場合は紙媒体の記録を使用
している。訪問先の固定電話から、介護ソフトの窓口に電話することで押印がな
くても訪問していたことが証拠として残るようにしている。関連して、事前に固
定電話を借りる説明を利用者にはしている。
・単独型の訪問介護において、スマートフォンは私物を使用しており、介護ソフトの
アプリをダウンロードして、業務に使用している。なお、単独型の訪問介護事業所
では、通常、介護職員は事業所に出社せず、直行直帰で利用者宅を訪問している。
・ケアの記録を紙から電子に切り替えた時期は 2021 年 6 月頃である。ケアの記録へ
の利用者等の署名押印の必要性について、実地指導の際に自治体に確認すると、記
録があり、利用者に内容を開示していれば不要であると回答を受けている。利用者
に対しては、ケアの記録を公開している。
○苦情報告、事故報告
・苦情の記録、事故報告書について、事業所独自の様式ファイルでパソコン上で作
成、保存している。
○利用終了者の保存、データ・バックアップ
・利用終了者の書類は、事務所とは別の保存場所に紙で保存している。
・ファイルのバックアップはソフト会社に任せており、クラウドで保存されている。
介護ソフトを使用していない事故報告書等の電子ファイルは、外付けハードディ
スクに保存している。

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