２

各文書の作成方法、保存方法

○契約書、重要事項説明書
・本社で契約書の原本をオフィスソフトで作成し、製本した契約書を現場に送付し
ている。各施設で、日付等を手書きし、契約書を作成した契約書に署名押印をして
いる。
・入居契約や請求に関する必要な内容をスキャンして、PDF データを本社に送付して
確認、保存している。紙の原本は各施設で保存している。
・PDF 化された顧客情報はシステムで電子的に管理している。2 年前から電子化を進
めており、現在模索をしている段階である。
・契約書は、利用者ごとではなく、全利用者分をまとめて保存している。
○計画書
・管理者、介護支援専門員、計画作成担当者が介護ソフトで作成し、紙に印刷して署
名押印をしている。約 2 年前から介護ソフトの中で記録機能が拡充したソフトを
使用している施設では、押印を廃止した。
・利用者ごとに紙でファイリングして保存している。
○アセスメント、モニタリング
・介護ソフトを用いて、電子的に作成、保存しているが、紙に印刷して利用者ごとに
ファイリングしている。
・職員全員が介護ソフトで作成、閲覧が可能であるが、職員はファイリングしている
書類を閲覧することの方が多い。管理者はデータでも閲覧することがある。
○介護報酬の請求に関する書類
・各施設で介護ソフトで作成している。
○日報
・日報ファイルとして、手書きで作成し、保存している。記録機能が充実したソフト
を使用している施設では、手書きを廃止して、電子的に入力、保存しており、文書
量が削減できている。
○苦情報告、事故報告
・社内の報告として、自社システム（イントラネット）の中で記録、保存している。
・行政報告自治体に合わせてオフィスソフトで電子的に作成、保存している。作成す
る際は、社内システムの情報を転記している。自治体に提出する場合は紙に印刷し
て提出している。

３

保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
○方向性
・タブレットでは文字が見えにくいため、紙の方が便利という意見があるが、将来的
には紙を廃止する方向性でいる。現在は移行期のためハイブリッド（電子と紙の
両方）で運用している。現状から変更することに介護業界は抵抗感がある。環境が
整い次第、紙を廃止する予定でいる。そのためにもすべて電子的に行える環境を整
える必要がある。
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