３

保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
・介護職員は介護ソフトに訪問の実績を入力する。管理者は、職員の実績記録を確認
することができ、月次報告書を作成している。
（２）業務負担の変化
・ほとんどの文書を紙で印刷、保存しているため、保存量の変化はあまりない。PDF
化し保存している書類もあるが、わずかである。
（３）電子化の利点・課題
○利点
・サービス提供責任者 1 人に 1 台パソコンを設置したため、以前より文書を作成す
る効率が上がった。
・事業所で作成しているデータは法人本部が管理し、定期的にデータをバックアッ
プしており、万一の際にデータを復元できる。介護ソフト内のデータについては、
介護ソフト側でバックアップをしている。
○課題
・現場の職員の IT スキルが十分でないため、介護ソフトの機能を使いこなすことが
できていない。職員はスマートフォンの基本的な機能を使うことはできても、パソ
コンを使用するためのスキルアップが必要になる。
・また、非常勤の介護職員は比較的高齢の人が多く、操作方法の習得が課題になる。
介護職員への操作の説明をしないといけないと考えているが、具体化できていな
い。
・使用している介護ソフトで電子署名が可能なようだが、電子署名が可能な端末で
ないと使用できない。
・電子化を進めていくには、サービス実施の記録について電子署名を導入する必要
がある。利用者の家に控え用紙がなくてもよいように、二次元コードを読み込むこ
とで家族が電子的に閲覧できるようにしようと検討している。利用者本人への対
応をどうするかが課題である。電子署名だけで済むのであればよいが、署名確認を
メールで受信してもらうことは困難である。
・通信費用の負担をどうするかも課題である。介護職員には通信料の補助手当を検
討し、常勤職員にはタブレットの貸与を検討している。
・紙の保存量が多い理由として、行政から紙で提出するよう求められるためである。
・紙で保存していると安心である。紙での保存を重視する考え方が残っている。監
査では紙で確認することが多いことが影響している。また、災害等の有事で利用
者の緊急連絡先等の情報は、クラウドサービスだけでは停電時にアクセスできな
い可能性があり、BCP（事業継続計画）の観点からも紙で残している。

４

他の介護事業における相違点

○居宅介護支援事業所
・法人内の居宅介護支援事業所はサービス提供票について、データでの授受に概ね
切り替わった。ID とパスワードをサービス事業所ごとに発行、提供している。サ
ービス事業所はブラウザ上で介護ソフトにログインすることでサービス提供票を
ダウンロードしている。
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