３

保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
・タブレット上で署名ができる介護ソフト（Ｂ）の情報は、同法人の居宅介護支援事
業所や情報共有を許可した事業所に共有できる。個人情報同意書の範囲である基
本情報、生活歴、既往歴が情報共有される。アカウントを発行している居宅介護支
援事業所であれば、介護ソフトの情報の入力、追加が可能である。
（２）業務負担の変化
・紙で契約書を作成していた当時、入力作業、製本作業に 30 分～1 時間程度要して
いたが、現在は 5～10 分で済むようになり、時間短縮できている。
・契約書を事前に提出することになり、予め契約書を読む利用者、家族がいる。契約
書を説明する時間が短縮するだけでなく、契約内容の理解が深まっている。
・文書量についても１契約で 30 頁ほどの契約書を作成していた。電子化により、約
100 枚/月の減少となった。計画書、評価についても 300～400 枚/月の減少となっ
ている。
（３）電子化の利点・課題
○利点
・紙では保存したつもりが紛失していたことや利用者のファイルが分厚くなること
があるが、電子化により解消された。印刷費用が削減された。
・ファイルに綴じている基本情報は偏っており、未更新のことがあった。介護ソフト
（Ｂ）では情報共有が許可された事業所同士でデータが共有される。各事業所が情
報更新すると共有され、最新情報を一元管理できる。
・職員はパソコンに対する苦手意識が減った。
・アラート機能があり、短期目標の見直し等、計画書を更新する 2 週間前に知らせ
てくれる。期限が迫るとこれまでは口頭で指摘していたが、職員自身が気づくよう
になった。
・タブレット上での署名は介護支援専門員の興味を引く営業の一環にもなる。
○課題
・新たなシステムを導入する際に労力が必要である。パソコンの操作について、職
員には苦手意識を克服してもらう必要がある。
・介護ソフト（Ｂ）を導入する際、業務が増えるのではないかという後ろ向きの意見
が職員からあった。実際に導入した後は、後ろ向きの意見をする職員はいなくなっ
た。
・自治体により解釈が異なり、様式を統一できない。ある自治体では、固有の文言
を記載する必要がある。他の自治体でタブレット上で署名ができる介護ソフト
（Ｂ）が使用可能かは、自治体に問い合わせないとわからない。文書の様式、規則
の統一が必要である。

４

他の介護事業における相違点

・居宅介護支援事業所では、サービス担当者会議の記録について介護ソフト（Ａ）で
作成し、保存している。

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