る。利用者ごとに紙でファイリングしている。計画書は、サービス提供責任者が
作成して紙で保存している。
・利用者や家族によっては、電子メールが使えない場合がある。電子メールでの契約
書の授受や電子保存にすると、運用面で紙での管理と電子での管理が混在してし
まう。それを管理する工程が増えるため、電子での運用はしていない。
・利用者の押印は廃止している。署名のみしてもらっている。
○アセスメント、モニタリング、介護支援専門員への報告書
・アセスメント、モニタリングは、オフィスソフトでサービス提供責任者が作成して
いる。モニタリングは目標期間に少なくとも 1 回の作成が定められているが、当
社は漏れがないよう毎月作成している。紙が膨大であり、一部を電子保存に切り替
えた。実地指導を念頭に、最新のモニタリングは紙で作成、保存している。実地指
導では紙で書類を提示することを求められることが多い。また、介護支援専門員に
状況報告を含めて、紙で毎月提出している。
・担当者会議の記録は、担当者会議に参加したサービス提供責任者が現地で手書き
にしている。パソコンやタブレットを持っていくことは一案だが、他の方の前で
パソコン操作することは印象が良くないため、手書きにしている。
○記録票、ケアの記録
・記録票および訪問時のケアの記録は、自社システムのアプリに入力して、対応し
ている。訪問看護等、他社のサービスを併用されるといった多職種連携の場合、
情報共有の観点から、利用者宅に置いた連絡ノートにもケアの内容等を記載して
いる。
・ケアの記録として、アプリにコメント入力ができる欄があり、記録として何行でも
記入できるが、印刷範囲から外れて印刷時には読めない可能性がある。スマートフ
ォンで文字の入力が難しい職員がいるが、スマートフォンに標準で搭載している
音声入力で対応することは可能である。
・ケアの記録として紙が必要な家族には、請求書（本社作成）とともに月に 1 度郵送
している。対象者は、非常に少なく、全体の 1％未満である。
・ケアの最後に入力したケアの記録を利用者に見せることで確認を受けている。訪
問完了の実績として、アプリで電子データを送信している。送信時間と GPS デー
タが記録されて、システム上で確認ができる。
○その他
・介護給付費明細書は本社の請求ソフトで電子的に作成し、共有フォルダに格納し
ている。
・苦情報告は管理者がオフィスソフトで作成し、紙で専用ファイルに保存している。
実地指導の際、すぐに提示できるよう紙で保存している。確認がありそうな事項に
関しては、紙で保存している。

３

保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
○利用者、家族とのケアの内容を共有
・ケアの記録について、利用者や家族には ID とパスワードを発行しており、利用者
や家族のパソコンやスマートフォンで閲覧、印刷が可能である。
・職員の私物のスマートフォンに自社アプリをダウンロードして使用している。ス
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