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保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
・併設型の訪問介護事業所では、職員全員がデータにアクセスできる状態である。単
独型の訪問介護事業所において、訪問介護職員はスマートフォン上ではケアの記
録以外は閲覧できない。サービス提供責任者は事務所で情報を見ることができ、介
護職員に介護ソフトや電話で指示を出すようにしている。サービス提供責任者は
全利用者のデータにアクセスすることができる。
・スマートフォンを紛失した場合の情報保護の対策としては、アプリには ID とパス
ワードでログインする仕様であり、拾得者がデータを閲覧できないようにしてい
る。
（２）業務負担の変化
・文書の保存枚数は電子化されても変化は少ないが、電子化により、保存書類を仕
分けする作業が減った。例えば、サービス提供票は紙で保存しなくなり、従前では
サービス提供責任者が毎月 1 時間ほど要して、書類に穴を開けて綴り紐で整理し
ていた作業が削減された。毎月サービス提供責任者 4 名が 1 時間要していたため、
計 4 時間/月は削減されたことになる。
・介護ソフトに実績を入力するだけで電子保存されるため、紙は入力後シュレッダ
ーで廃棄している。
（３）電子化の利点・課題
○課題
・サービス提供票は郵送と FAX で受け取ることが多いが、法人内の居宅介護支援事
業所からはサービス提供票を紙で授受することを廃止したところである。同じ介
護ソフトを利用しているため、電子的に文書の授受を進められた。なお、紙で受領
したサービス提供票は入力後、シュレッダー処理をしている。
・単独型の訪問介護事業所の利用者の居宅介護支援専門員の内訳として、法人内の
居宅介護支援事業所からが 2，3 割である。併設型の訪問介護事業所は約 7 割が法
人内の居宅介護支援事業所からである。
・電子メールは連絡手段として用いており、書類の授受としては用いていない。一
方、二次元コードでサービス提供票をダウンロードできるようにしている居宅介
護支援事業所があり、電子的に受け取っている。
・電子メールで連絡や書類を授受したいが、メールアドレスを保有していない事業
所が多い。
・福祉用具事業所からの福祉用具の発注を FAX でしか発注を受け付けない卸業者が
多いようだ。
・電子メールは FAX よりも誤送信が少ないはずである。介護分野は現状からの変化
を避ける傾向にあると感じており、電子メールによる書類の授受等が進まない要
因と考える。事業所間の紙書類の授受が減ってほしいと思う。

４

他の介護事業における相違点

・法人内の他の介護事業とほぼ共通している。関連する医療法人では、訪問看護、訪
問診療についてタブレットや音声入力で記録している。医師は、別の者が運転をす
る移動中の車の中でタブレットや音声入力で記録している。記録の内容を事業所
の事務職員が確認し、誤字を修正する等により、効率化が進んでいる。
・病院からの退院者について、指示書は手書きが多いようだ。
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