のみとした。
・利用者ごとに紙でファイルに保存している。
○介護支援専門員への報告
・報告書は FAX で送るため、紙で保存している。認知症対応型共同生活介護の入居
前の介護支援専門員に対して、FAX で報告している。
・前任の介護支援専門員への報告や、家族への記録提供のために紙で印刷し、報告す
ることがある。電子メールで送付することを検討しているが、電子メールに対応で
きない相手先が多い。紙での報告を希望する人には紙で提供している。
○アセスメント、支援経過
・社内で完結できる書類は電子化している。
・介護報酬に関する書類は全て電子化している。
・記録について、3 年前に介護ソフトを変えた際に紙から電子に変更した。紙に印刷
して保存しているわけではない。
・バイタルや入浴の記録、管理は介護ソフトの中で一元化した。
・体温計、血圧計は近接通信機能（ブルートゥース）を利用して自動入力できるよ
うになった。以前は夜勤中に手入力していたが、業務が削減された。
・数値情報に関しては手書きしているものはほとんどない。手書きを排除すること
により、誤記を排除できた。
・2021 年 9 月からインカムを使用しての音声入力を導入した。誤入力は少なく、外
国人の日本語音声も入力できている。母国語でも音声入力ソフトが対応している
ようだが、使用していない。隠語が使えるため、利用者の前で音声入力ができる。
例えば、
「サンカク」は「大便」というように自動変換される。インカムは骨伝導
で、耳を塞いでいないため、周囲の音も拾え、職員同士の指示だしも可能である。
・音声入力を導入した事業所では、週 17 時間削減できた。
・介助しながら記録も同時にできるため、タイムラグがなくなった。
○苦情報告、事故報告
・苦情報告、事故報告は介護ソフトでできる。介護ソフト導入前は、オフィスソフト
で電子的に作成し、保存していた。実地指導には紙で提示している。

３

保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
○訪問先での情報閲覧
・救急搬送の場合、タブレットを持って行き、利用者の情報を示すようにしている。
事業所外では通信できないため、予めタブレット上に情報を読み込んでおき、事業
所外で閲覧できるようにしている。
・過去のデータは、介護ソフトではなく、本社のサーバーに保存している。許可され
たパソコンのみ閲覧できる。
（２）業務負担の変化
・利用を終了した年ごとに終了された利用者の情報を保存するが、電子化されるま
で紙の書類は各事業所で利用年ごとに段ボールに入れて保存していた。
・可能な文書はすべて電子的に保存する方法に 2020 年から変更した。過去の書類は
PDF 化を行い、PDF 化終了後は本社で集めてシュレッダーで廃棄した。個人情報が
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