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保存文書の活用、業務負担の変化

（１）保存文書の活用
・計画書作成からケアの記録、実績確定、請求まで一元化されたシステムを使用し
ている。
（２）業務負担の変化
・ケアの記録について、5 年前は電子記録を紙に印刷して、事業所で保存する必要が
あった。現在は電子化されて、紙に印刷する必要がなくなった。
・ケアの記録を紙で保存していた当時は、順序を並び替えるだけでも時間を要して
いた。記録が介護ソフトの中にあるので、情報の検索が素早くなった。
・5 年以上前と比べると、レセプトについて、過去の分を介護ソフトの中では保存で
きず、レセプトを確定した段階で印刷して紙で保存する必要があった。現在は過去
分も保存できる仕様になっている。
（３）電子化の利点・課題
○利点
・紙の保存では必要だった保存する空間が削減され、保存費用が下がった。以前は、
事業所の中に段ボールが多く置かれていて、実地指導の度に文書を出すことが大
変だった。
・紙の保存が完全に削減されたわけではないが、検索性が高くなった。現在の介護ソ
フトは PDF ファイルを格納することができないが、今後改修予定である。
・サービス提供責任者から介護職員へ指示を出すことが介護ソフトを用いて容易に
なった。電子的に情報を共有することができるため、1 回の連絡で関与する介護職
員全員に伝わることになった。情報不足が解消され、介護職員が訪問中に事業所
へ問い合わせることが減った。
○課題
・自治体により、考え方が異なるため、介護ソフトや手順を共通の仕様にできない。
・サービス提供地域が複数自治体に及ぶことになるが、各自治体で解釈が異なり、文
書に押印が必要な自治体があれば、その自治体に合わせて、押印することになる。
・「本人の同意」についても「本人であること」をどう担保するのかについて自治体
によって判断が異なっている。電子的な操作、入力の場合、必ず本人であるという
保証ができない。課題として残ることになり、地方自治体が承認できない理由と
思われる。紙であれば自筆なので、本人証明になる。
・運営規定、重要事項説明書についても、自治体ごとに様式を変更する必要が生じ
る。
・全国で統一した規則にしてほしい。地域密着型であれば、各地方自治体の解釈があ
ってもよいように思うが、地域密着型でなければ、自治体固有の規則はなくしてほ
しい。
・電子化、システム化を進めるために、費用が発生することは負担である。補助金
があれば、多くの事業所が電子化を推進していくように思う。
・電子化を進めていき、理想を目指してシステムを見直すが、報酬改定により変更に
なってしまい、つぎはぎのシステム改修になる。

４

他の介護事業における相違点

○利用者の体温、食事等の記録（一覧）
・サービス付き高齢者向け住宅の場合、体温、食事回数等をタブレットで介護ソフト
に入力している。
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