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各文書の作成方法、保存方法

○契約書
・雛形を本社で作成しており、誰でもアクセス可能な社内限定のネットワーク上に
公開している。事業所で、管理者、サービス提供責任者が雛形をダウンロードし
て、必要個所を入力後、印刷している。署名押印をし、紙で保存している。
・事業所で利用者ごとのファイルに契約書を保存している。
・電子契約をする方向で検討中である。2022 年６月末までには具体化したい。
○計画書
・介護ソフトで作成し、紙に印刷し、署名押印をしている。
・利用者ごとに紙で保存している。
・契約書と同様に電子署名を導入することを検討している。
○アセスメント
・様式の原本から該当様式をコピーし、手書きで記録している。紙で保存している。
○ケアカンファレンスの記録
・介護支援専門員が作成した議事録を FAX 等、紙で受領すれば、紙で保存する。記録
については当社から提供を依頼している。
・介護支援専門員が議事録を作成しなかった場合、出席したものが介護ソフトに入
力して、電子的に保存している。
・サービス担当者会議の記録も同様である。
○モニタリング等
・介護ソフトに記録を入力している。
○ケアの記録
・訪問時のケアの記録と実績確定はスマートフォンもしくは携帯電話から介護ソフ
トにアクセスして入力、データを送っている。
・訪問スケジュールにある利用者の記録への閲覧が可能となっている。
・自治体により、押印について、必要の有無が異なる。押印が不要という自治体が非
常に少ない。
・押印の代わりに二次元コードでの読み込みを行っている事業所があるが、利用者
用のケアの記録の控えを別途作成している。
・一部の事業所で試験的に電子署名を開始している。
○介護報酬に係る文書、日報
・介護ソフトで作成し、保存している。
○苦情報告、事故報告
・自治体への提出するものは、各自治体の様式に合わせて手書きで作成、保存してい
る。
・社内限りのものは、介護ソフトで電子的に記録している。

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